Als u een woning huurt of koopt van Hef Wonen, dan hebben wij persoonsgegevens van u nodig. Persoonsgegevens zijn onder andere uw naam, adres en woonplaats. Maar bijvoorbeeld ook de gegevens over uw inkomen. Uw privacy is belangrijk. In ons Privacy Statement leest u hoe Hef Wonen met uw gegevens omgaat.

De wet

Hef Wonen gebruikt en beveiligt uw persoonsgegevens volgens de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op handhaving van deze wet.

Uitgangspunten

Wij hanteren de volgende uitgangspunten:

• Alle persoonsgegevens die aan ons verstrekt zijn voor het opstellen van de huur- of koopovereenkomst zijn met uw toestemming verkregen;
• Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonlijke informatie en nemen alle redelijke voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen;
• Wij houden ons strikt aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wetgevingen omtrent de verwerking van persoonsgegevens.

Waar hebben wij uw persoonsgegevens voor nodig?

Wij gebruiken uw gegevens bij:

• Het verhuren, beheren en onderhouden van verhuurbare eenheden;
• Het afsluiten van de huur- of koopovereenkomst;
• Het uitvoeren van de inkomenstoets bij nieuwe verhuringen;
• Het doen van betalingen;
• Het innen van de huur en overige betalingen;
• Het uitvoeren van onderhoud en reparaties van de te huren en te verhuren roerende en onroerende zaken;
• Het afhandelen van geschillen en klachten;
• Het doen uitoefenen van een accountantscontrole;
• Intern beheer van de organisatie;
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen;
• Onderzoek naar de kwaliteit van de dienstverlening;
• Communicatie met huurders over al deze bovenstaande punten.

Welke persoonsgegevens hebben we nodig?

Bent u woningzoekende en bent u geïnteresseerd in een woning van Hef Wonen, dan hebben wij de volgende persoonsgegevens van u nodig:

• Uw volledige naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens);
• Uw geboortedatum;
• Uw telefoonnummer;
• Uw e-mailadres;
• Uw inkomensgegevens.

Bij het afsluiten van een huur- of koopovereenkomst hebben wij, naast de bovenstaande gegevens, ook de volgende persoonsgegevens van u nodig:

• Het IBAN nummer van uw betaalrekening;
• Inzage in een geldig identiteitsbewijs;
• Inzage in uw inschrijfgegevens uit het woonruimte-verdeelsysteem, bevolkingsregister, evt. toewijzing urgentie, vangnet en kredietcheck;
• Verhuurdersverklaring of bankverklaring met informatie over uw betaalgedrag en gedrag als huurder;
• Contactgegevens van u als huurder, voor het uitvoeren van werkzaamheden voor onderhoud en reparatie aan het gehuurde.

Het verwerken van uw persoonsgegevens is gebaseerd op (de intentie tot) het aangaan van een overeenkomst. Het komt voor dat wij voor een specifiek doel, uw expliciete toestemming vragen. Indien u toestemming verleent, kunt u uw toestemming eenvoudig weer intrekken door dit bij ons te melden.

Wie heeft toegang tot uw gegevens?

Hef Wonen medewerkers die persoonsgegevens nodig hebben voor hun werk hebben toegang tot persoonsgegevens en mogen deze inzien en verwerken. Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht. Alleen als het strikt noodzakelijk is hebben externe relaties toegang tot persoonsgegevens. Bijvoorbeeld bij kopers van een Hef Wonen woning of in het kader van VvE-beheer. Met externe partijen zijn altijd verwerkersovereenkomsten afgesloten waarin geheimhouding van de te verwerken persoonsgegevens is afgesproken.

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig. Daarna vernietigen wij uw persoonsgegevens of bewaren wij de gegevens op een manier dat ze niet meer te herleiden zijn naar een persoon.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij willen dat niemand uw persoonsgegevens misbruikt of deze bekijkt terwijl dat niet mag. Wij beveiligen uw persoonsgegevens daarom goed en conform de wetgeving. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van uw gegevens controleren wij regelmatig en passen wij als het nodig is aan de nieuwste techniek aan. Deze principes gelden ook voor bedrijven die in opdracht van ons zijn ingeschakeld. Gaat er ondanks onze beveiliging iets mis en zou dat eventueel negatieve gevolgen kunnen hebben voor u? Dan informeren wij u daarover zo snel mogelijk. In het geval van een datalek handelen wij volgens de handleiding AVG van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Gegevens aan derden

Om u goed van dienst te kunnen zijn als klant, verstrekken wij soms persoonsgegevens aan derden. Wij verstrekken uw gegevens alleen aan derde partijen die door ons zijn ingeschakeld. Zijn er werkzaamheden (reparaties of onderhoud) nodig aan uw woning? Dan kan het zijn dat wij een van onze vaste aannemers inschakelen. Om de werkzaamheden te kunnen doen, geven wij onze aannemer uw naam, adres, telefoonnummer en/of e-mailadres. Wij spreken met onze aannemers af dat zij uw persoonsgegevens nooit ergens anders voor gebruiken dan voor het afhandelen van de reparatiemelding. Soms zijn wij wettelijk verplicht persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Bijvoorbeeld aan bevoegde autoriteiten bij een strafrechtelijk onderzoek. In andere gevallen dan hierboven beschreven vragen wij eerst om uw toestemming.

Ketenpartners

Wij kunnen op grond van samenwerkingsconvenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld gemeenten, politie en zorginstellingen. Bij deze gegevensuitwisseling hanteren wij de wet. We verstrekken alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn. En we melden het bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Het hangt van het doel van het convenant af of wij u van de gegevensverstrekking op de hoogte stellen. Aan huurdersverenigingen verstrekken wij alleen het adres van de verhuurde woningen, zonder naam van de huurder. Het adres op zichzelf is geen persoonsgegeven, daarom is de AVG hier niet van toepassing.

De Hef Wonen website

Wij verzamelen en gebruiken uw persoonlijke gegevens op onze website in de eerste plaats om (web)diensten aan te kunnen bieden en om met u te communiceren. Uw gegevens worden daarnaast gebruikt voor onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om onze diensten en websites te verbeteren. Wij verwerken op onze websites de volgende gegevens van u:

• Uw persoonlijke account: wanneer u een account op onze website aanmaakt, vragen wij u om uw e-mailadres, de laatste 5 cijfers van uw IBAN, uw postcode en uw huisnummer. Om in te loggen op uw persoonlijke account, wordt u gevraagd om u aan te melden met een gebruikersnaam en een wachtwoord;
• Op sommige onderdelen van de Hef Wonen-website vragen wij om aanvullende persoonlijke informatie, zoals uw naam, thuis- of werkadres en/of uw telefoonnummer;
• Surf- en klikgedrag: wij kunnen informatie verzamelen over uw bezoek aan de HefWonen-website, inclusief de pagina's die u daarop bekijkt, de koppelingen (links) waarop u klikt en de andere acties die u onderneemt. Daarnaast verzamelen wij bepaalde standaardinformatie, zoals uw IP-adres, het type en de taal van de browser, de tijd van uw bezoek en het webadres van waaruit u de HefWonen-website bereikte.

Lees hier welke cookies wij gebruiken.

Tevredenheidsonderzoek

Wij willen u graag zo goed mogelijk van dienst zijn. Daarom vragen we u regelmatig of u tevreden bent. Dit onderzoek laten wij uitvoeren door SAMR, onze vaste samenwerkingspartner. Hef Wonen verstrekt om die reden uw contactgegevens aan SAMR. Er zitten (wettelijke) voorwaarden aan het gebruik van de klantgegevens. SAMR mag de gegevens alleen voor dit onderzoek gebruiken en moet zich houden aan de regels die gelden voor onderzoek. Om de privacy van de klant te waarborgen voeren wij dit onderzoek uit volgens de ISO 20252-norm en de regelgeving en gedragscodes voor de praktijk van het marktonderzoek (zoals de Onderzoekrichtlijn op basis van de AVG en de zogenaamde ESOMAR/ICC gedragscode).
Hef Wonen houdt ook statistieken bij voor klantonderzoek. Deze statistieken zijn geanonimiseerd. Dit betekent dat er geen persoonsgegevens in staan.

Cameratoezicht

Hef Wonen plaatst camera's en verwerkt videobeelden ter bescherming en beveiliging van personen of zaken in gebouwen of op terreinen waar Hef Wonen eigenaar is en/of verantwoordelijk is voor het beheer. Daarnaast wordt cameratoezicht ingezet ter bestrijding en vastleggen van diefstal en/of vandalisme en/of overlast. De camera's zijn vaak duidelijk zichtbaar. Wanneer dit niet het geval is, worden betrokkenen middels stickers, informatieborden, etc. bij toegangsdeuren op de hoogte gesteld van cameratoezicht. De videobeelden worden niet gedeeld met derden, tenzij sprake is van een incident. In dat geval ontvangt Hef Wonen een invorderingsbevel van de officier van justitie en is zij verplicht de beelden met de politie te delen. Wij zorgen dat de camera's en bijbehorende systemen op de juiste wijze zijn beveiligd en dat de beelden maximaal vier weken worden bewaard. Doorgaans worden de beelden na een week automatisch verwijderd. Tot slot vragen wij, indien noodzakelijk, om instemming bij de Verenigingen van Eigenaren en wordt de Bewonerscommissie of Huurdersvereniging geïnformeerd.

Toestemming gebruik beeldmateriaal (Quitclaim)

Wanneer u Hef Wonen middels een quitclaim toestemming heeft gegeven voor het gebruik van uw beeltenis/ portret, dan gelden de afspraken die opgenomen zijn in deze overeenkomst en wordt gehandeld conform de AVG. Hef Wonen zal de gemaakte foto's of opnamen niet zonder uw toestemming voor andere doeleinden gebruiken dan in de overeenkomst zijn vermeld. Na afloop van de overeenkomst zal al het beeldmateriaal uit onze interne systemen worden verwijderd. Voor de rechten van betrokkenen zie onder 'Welke rechten heeft u?'.

Welke rechten heeft u?

Het recht op inzage

U heeft het recht op inzage in uw persoonsgegevens. Dat houdt in dat u ons mag vragen of er persoonsgegevens worden vastgelegd en zo ja, welke dat zijn. Een verzoek tot inzage van persoonsgegevens kan schriftelijk of via het contactformulier op onze website worden ingediend. Een brief kunt u sturen ter attentie van de afdeling KCC. Voordat we een verzoek tot inzage in behandeling nemen moet u zich eerst identificeren. Dit kunt u doen door langs te komen met een ID kaart of paspoort (het origineel) *. Wanneer een verzoek tot inzage is gedaan en u geïdentificeerd bent, krijgt u een volledig overzicht toegestuurd van de persoonsgegevens die bij ons verwerkt worden en met welk doel dat wordt gedaan. Het verzoek tot inzage beantwoorden wij binnen vier weken. U kunt ook een afspraak maken om uw gegevens op een Hef Wonen kantoor te komen inzien.

De volgende gegevens worden niet door ons uitgeleverd:

• Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik;
• Persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld een klacht die is ingediend door een andere bewoner;
• Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van art. 23 AVG.

Het recht op correctie en verwijdering

Als de persoonsgegevens die wij van u verwerkt hebben niet juist zijn, heeft u het recht om deze aan te laten passen. U kunt ons ook vragen uw persoonsgegevens te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren volgens wettelijke bewaartermijnen. Een verzoek tot correctie of verwijdering van persoonsgegevens kunt u schriftelijk of via het contactformulier op onze website indienen. Een brief kunt u sturen ter attentie van de afdeling KCC. Voordat wij een verzoek tot correctie of verwijdering van persoonsgegevens in behandeling nemen, moet u zich eerst identificeren. Dit kunt u doen door langs te komen met een ID kaart of paspoort (het origineel) *. Binnen vier weken beantwoorden wij uw verzoek.

Het recht van dataportabiliteit

Op uw verzoek kunnen wij persoonsgegevens die wij van u hebben, naar u of een andere organisatie, overdragen. Dit heeft betrekking op uw recht van dataportabiliteit. Een verzoek kan schriftelijk of via het contactformulier op onze website worden ingediend. Een brief kunt u sturen ter attentie van de afdeling KCC. Voordat wij en verzoek tot dataportabiliteit in behandeling nemen, moet u zich eerst identificeren. Dit kunt u doen door langs te komen met een ID kaart of paspoort (het origineel) *. Uw verzoek beantwoorden wij binnen vier weken.

* Als u jonger bent dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd bent, moet het verzoek tot inzage, -correctie, -verwijdering, -verzet of dataportabiliteit worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger.

Privacy Statement - januari 2023